Solicitante y propietario del negocio
Explica la necesidad, el resultado, el momento y el contexto comercial antes de que se elija una ruta de compra.
Recepción y Compras
Haga que cada orden de compra sea visible y responsable.
Mantenga el estado del pedido, la propiedad, los compromisos del proveedor y las excepciones conectadas a lo largo del ciclo de vida de compra.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La Gestión de Órdenes de Compra es para adquisiciones, finanzas, operaciones y proveedores que pierden tiempo rastreando cambios, compromisos, entregas y preparación de facturas a través de canales.
Equipos de adquisiciones que gestionan la creación de pedidos, cambios, seguimiento de proveedores y estado en todas las entidades
Operaciones y solicitantes que necesitan saber qué está comprometido, vencido, recibido o bloqueado
Equipos de finanzas y cuentas por pagar que vinculan pedidos con recepciones, facturas, presupuestos y decisiones de pago
Perspectiva del comprador
Para empresas que necesitan que cada orden de compra sea visible después de la aprobación.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Estado del pedido
Compromisos del proveedor
Visibilidad del cambio
Vista de estado única
Por qué los equipos lo utilizan
Da el siguiente paso obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Rastree pedidos entre entidades y proveedores
Mantenga visibles los cambios y las aprobaciones
Conecte pedidos con recepciones y facturas
Ofrezca a finanzas y adquisiciones una vista de estado única
VendrNovaImpulsado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en curso
624
+12.4%
Conciliadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vence pronto
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% conciliado
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400ConciliadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta GRSeñal de control42 excepciones de facturas están asignadas a propietarios.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
El pedido existe, pero el estado no se traslada.
Una vez que se libera un pedido, la organización a menudo depende del seguimiento manual para comprender qué cambió y qué sigue.
01
Los compromisos se encuentran en vistas separadas
Compras, el solicitante, el proveedor y finanzas tienen cada uno una imagen parcial del pedido.
02
Los cambios ocurren de forma informal
Los cambios en cantidad, precio, fecha o alcance se acuerdan sin un registro coherente de autoridad e impacto.
03
Las excepciones surgen tarde
Faltan recibos, entregas parciales, discrepancias en facturas y preguntas sobre el presupuesto aparecen cuando el pago ya está bajo presión.
Con VendrNova
La orden de compra se convierte en un registro de compromiso activo.
Los equipos pueden ver el pedido, el compromiso del proveedor, el historial de cambios, el estado del recibo, el contexto de la factura y el propietario en un hilo operativo.
01
Liberar con contexto
Conecte la solicitud aprobada, el proveedor, los términos, el presupuesto y el propietario responsable al pedido.
02
Seguimiento del movimiento
Mantenga visible el estado, los cambios, las fechas, las confirmaciones y la comunicación con el proveedor.
03
Resolver aguas abajo
Transfiera el contexto del pedido a la preparación de recibos, la conciliación de facturas, el manejo de excepciones y el pago.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Hacer explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior a ella.
Compras
Clasifica la demanda, establece la ruta correcta y mantén conectados el contexto de categoría y proveedor.
Aprobador y finanzas
Revisa la política, el presupuesto, la entidad y el riesgo con suficiente detalle para tomar una decisión oportuna.
TI y propietario de ERP
Mantiene la identidad, los datos maestros, las responsabilidades de integración y el límite del sistema de registro.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
La adecuación empresarial reside en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo oficial y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Conecta la puerta de entrada con la ejecución.
La gestión de órdenes de compra depende de un intercambio limpio con los registros de compras, proveedores, materiales o servicios, entregas, recepciones, facturas y presupuestos del ERP. Defina qué sistema crea, actualiza, confirma y cierra cada estado.
- Datos maestros de ERP, entidades, centros de costos, proyectos y presupuestos
- Identidad, roles, delegación, umbrales de aprobación y atributos de política
- Solicitud, orden de compra, recepción, factura y traspasos de estado
Haz que el camino fácil sea el camino responsable.
La gobernanza de pedidos necesita una ruta de cambio clara. Haga visibles la autoridad de aprobación, las reglas de modificación, la comunicación con el proveedor, la evidencia de recepción y el historial de auditoría, al tiempo que protege los datos financieros y del proveedor.
- Permisos de roles y departamentos con clara separación de funciones
- Historial de políticas, umbrales, excepciones y aprobaciones adjunto a la solicitud
- Una revisión de seguridad que cubra el acceso, el manejo de datos, el registro de auditoría y la información del proveedor o del empleado
Enfoque de implementación
Realizar el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con los tipos de pedido o entidades donde las llamadas de estado y las excepciones de facturación son más disruptivas. Demuestre la creación, el cambio, la confirmación del proveedor, la recepción y la transferencia de facturas antes de expandirse.
Principio de implementación
Comience con las rutas de solicitud que las personas realmente usan.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Mapear la demanda
Identifique los tipos de solicitud, los propietarios, los puntos de decisión y el trabajo fuera de canal a reemplazar.
02
Diseñar la ruta
Traduzca la política, la categoría, la entidad, el umbral y el riesgo en una ruta guiada.
03
Pilotar el flujo
Prueba con solicitantes y aprobadores representativos, luego ajusta formularios, reglas y traspasos.
04
Extender con evidencia
Agrega rutas de compra adyacentes una vez que la adopción, la propiedad y el estado posterior estén claros.
Evidencia de clientes
El cambio operativo es más fácil de confiar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Utiliza la voz del cliente a continuación como punto de partida, luego prueba el mismo flujo de trabajo con tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
La voz del cliente
“El panel de MIS de VendrNova nos brinda control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancías, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a adquisiciones, finanzas, TI, seguridad y partes interesadas del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué incluye la gestión de órdenes de compra?
La gestión de órdenes de compra incluye la creación de pedidos, la aprobación, la comunicación con el proveedor, la visibilidad de los cambios, el estado, los compromisos, las recepciones, el contexto de la factura y la propiedad de las excepciones a lo largo del ciclo de vida de la compra.
¿Cómo se conecta la gestión de órdenes de compra con un ERP?
El flujo de trabajo puede proporcionar visibilidad y coordinación en torno a las órdenes de compra de ERP, al tiempo que se preserva el ERP como el sistema financiero de registro. Las responsabilidades exactas de creación y actualización dependen del diseño de la integración.
¿Cómo pueden los equipos controlar los cambios en las órdenes de compra?
Defina quién puede solicitar, aprobar, comunicar y registrar cambios, luego conecte el cambio con el presupuesto, la entrega, la recepción, la factura y el contexto del proveedor afectados.
¿Qué deben medir los compradores después de la implementación?
Las medidas útiles incluyen la visibilidad del estado, la calidad de la confirmación, la trazabilidad de los cambios, la finalización de la recepción, la resolución de excepciones de facturación y la cantidad de seguimiento requerida para comprender los compromisos abiertos.
Siguiente paso para la gestión de órdenes de compra
Haga que cada compromiso sea más fácil de seguir.
Aporte a VendrNova los estados de los pedidos, los cambios y las transferencias que hoy desaparecen y trace un camino más responsable desde la liberación hasta el pago.