Solicitante y propietario del negocio
Explica la necesidad, el resultado, el momento y el contexto comercial antes de que se elija una ruta de compra.
Recepción y Compras
Impulsa las solicitudes con el contexto adecuado.
Conecta la necesidad comercial, el presupuesto, la política y la aprobación en una sola ruta de solicitud fácil de seguir.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La Gestión de Solicitudes de Compra es para empresas donde las aprobaciones se ralentizan porque la solicitud, el presupuesto, la política y la justificación comercial se distribuyen en sistemas o conversaciones.
Solicitantes que necesitan enviar información completa sin conocer cada requisito de control
Aprobadores que necesitan contexto de presupuesto, proveedor, categoría, tiempo y riesgo en una sola revisión
Equipos de Compras y Finanzas que necesitan un puente rastreable desde la demanda hasta el compromiso
Perspectiva del comprador
Para equipos de finanzas, compras y negocios que necesitan que una solicitud se explique por sí misma.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Detalle completo de la solicitud
Contexto presupuestario
Responsabilidad de aprobación clara
Historial de decisiones
Por qué los equipos lo utilizan
Da el siguiente paso obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Estandariza los detalles de las solicitudes y aprobaciones
Aplica la política antes del compromiso
Proporciona a los aprobadores la información que necesitan
Rastrea las decisiones en toda la organización
VendrNovaImpulsado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en curso
624
+12.4%
Conciliadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vence pronto
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% conciliado
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400ConciliadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta GRSeñal de control42 excepciones de facturas están asignadas a propietarios.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
La aprobación es una persecución de contexto faltante.
Puede existir una requisición, pero el registro de la decisión se distribuye en comentarios, archivos adjuntos y seguimiento.
01
La solicitud está incompleta
Los aprobadores reciben una descripción o un monto sin el contexto necesario para comprender la necesidad comercial.
02
Los ciclos de revisión
Las preguntas sobre presupuesto, categoría, proveedor o políticas pasan por correo electrónico y retrasan la decisión.
03
El registro pierde el porqué
La orden de compra o la factura contiene la transacción, pero no siempre el razonamiento detrás de ella.
Con VendrNova
La solicitud se convierte en un registro de decisiones.
La solicitud contiene el detalle necesario para enrutar, aprobar, crear el compromiso y explicar la decisión más tarde.
01
Completar la solicitud
Recopilar el propósito comercial, los artículos o servicios, el proveedor, el momento, el presupuesto y la evidencia de respaldo.
02
Revisar con contexto
Enrutar a los aprobadores correctos con contexto de políticas, entidades, umbrales y finanzas a la vista.
03
Entregar limpiamente
Crear o actualizar el registro de compra posterior sin forzar una segunda explicación.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Hacer explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior a ella.
Compras
Clasifica la demanda, establece la ruta correcta y mantén conectados el contexto de categoría y proveedor.
Aprobador y finanzas
Revisa la política, el presupuesto, la entidad y el riesgo con suficiente detalle para tomar una decisión oportuna.
TI y propietario de ERP
Mantiene la identidad, los datos maestros, las responsabilidades de integración y el límite del sistema de registro.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
La adecuación empresarial reside en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo oficial y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Conecta la puerta de entrada con la ejecución.
El diseño de la solicitud debe alinear los datos de la solicitud con la asignación de cuentas del ERP, el centro de costos, el proyecto, el presupuesto, el proveedor, el material o servicio, los impuestos y los datos de aprobación. Preserva el límite entre una experiencia de solicitud enriquecida y la transacción financiera autorizada.
- Datos maestros de ERP, entidades, centros de costos, proyectos y presupuestos
- Identidad, roles, delegación, umbrales de aprobación y atributos de política
- Solicitud, orden de compra, recepción, factura y traspasos de estado
Haz que el camino fácil sea el camino responsable.
Los controles de requisición deben aclarar la autoridad de aprobación, la propiedad del presupuesto, la delegación, las excepciones y el historial. Revise los requisitos de acceso y auditoría para los archivos adjuntos, la información del proveedor y el contexto comercial sensible.
- Permisos de roles y departamentos con clara separación de funciones
- Historial de políticas, umbrales, excepciones y aprobaciones adjunto a la solicitud
- Una revisión de seguridad que cubra el acceso, el manejo de datos, el registro de auditoría y la información del proveedor o del empleado
Enfoque de implementación
Realizar el primer lanzamiento útil y mantenible.
Elija una familia de requisiciones con fricción recurrente en la aprobación. Acuerde la solicitud completa mínima, impúlsela a través de aprobadores reales, valide la transferencia del ERP y utilice patrones de excepción para refinar el formulario.
Principio de implementación
Comience con las rutas de solicitud que las personas realmente usan.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Mapear la demanda
Identifique los tipos de solicitud, los propietarios, los puntos de decisión y el trabajo fuera de canal a reemplazar.
02
Diseñar la ruta
Traduzca la política, la categoría, la entidad, el umbral y el riesgo en una ruta guiada.
03
Pilotar el flujo
Prueba con solicitantes y aprobadores representativos, luego ajusta formularios, reglas y traspasos.
04
Extender con evidencia
Agrega rutas de compra adyacentes una vez que la adopción, la propiedad y el estado posterior estén claros.
Evidencia de clientes
El cambio operativo es más fácil de confiar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Utiliza la voz del cliente a continuación como punto de partida, luego prueba el mismo flujo de trabajo con tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
La voz del cliente
“El panel de MIS de VendrNova nos brinda control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancías, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a adquisiciones, finanzas, TI, seguridad y partes interesadas del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué es la gestión de solicitudes de compra?
La gestión de solicitudes de compra organiza la solicitud, revisión, aprobación y traspaso que ocurren antes de que se cree una orden de compra u otro compromiso.
¿Qué información debe incluir una solicitud?
El detalle correcto depende de la categoría, pero generalmente incluye el propósito comercial, el artículo o servicio, la cantidad, el momento, el proveedor o la fuente, la entidad, la asignación de presupuesto o cuenta, y el contexto de apoyo para el aprobador.
¿Puede la gestión de solicitudes funcionar con un ERP?
Sí. El flujo de trabajo de adquisiciones puede recopilar y enrutar contexto mientras que el ERP sigue siendo la autoridad para los registros financieros y transaccionales. El traspaso debe diseñarse en torno a los datos que cada sistema posee.
¿Cómo reducen las empresas el tiempo de aprobación de las solicitudes?
Comienza mejorando la exhaustividad en la presentación, dirigiéndola al aprobador correcto, mostrando el contexto del presupuesto y la política, y haciendo visibles las excepciones y la propiedad en lugar de depender del seguimiento.
Siguiente paso para la gestión de solicitudes de compra
Convierte la solicitud en una decisión segura.
Lleva una ruta de aprobación con demasiados bucles a VendrNova y observa cómo la solicitud, el presupuesto, la política y el compromiso posterior pueden mantenerse conectados.