Cuentas por pagar
Mantiene la recepción de facturas, validación, cotejo, enrutamiento de excepciones y preparación de pagos en movimiento.
Facturas, gastos y pagos
Conecta lo que se ordenó con lo que se recibió.
Brinda a operaciones, compras y finanzas un registro más claro de la recepción de mercancías y la confirmación de servicios.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
GRN y Registro de Servicios es para empresas donde la recepción de mercancías, la aceptación de servicios y la aprobación de facturas dependen de personas que no comparten el mismo sistema o vista de estado.
Operaciones y receptores confirmando mercancías, cantidad, condición y plazos
Propietarios de servicios confirmando el trabajo realizado, los hitos, la calidad y la aceptación
Equipos de adquisiciones y finanzas que utilizan pruebas de recepción para controlar facturas, compromisos y pagos
Perspectiva del comprador
Para equipos de operaciones, compras y finanzas que necesitan que la confirmación de recepción y servicios cuente.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Recepción de mercancías
Confirmación de servicio
Contexto de excepción
Estado compartido
Por qué los equipos lo utilizan
Da el siguiente paso obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Captura el contexto de recepción y servicio
Mantén las excepciones visibles
Apoya decisiones de facturación precisas
Mejora el estado entre equipos y proveedores
VendrNovaImpulsado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en curso
624
+12.4%
Conciliadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vence pronto
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% conciliado
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400ConciliadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta GRSeñal de control42 excepciones de facturas están asignadas a propietarios.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
La factura espera una confirmación que nadie puede encontrar.
La organización ha encargado o recibido trabajo, pero las pruebas necesarias para el pago se retrasan o están desconectadas.
01
La recepción ocurre localmente
Los bienes y servicios se aceptan a través de papel, correo electrónico, una herramienta local o una conversación operativa.
02
El estado no llega a Cuentas por Pagar
Finanzas no puede saber si la ausencia es un problema real de entrega o una actualización faltante del sistema.
03
El proveedor y el comprador hacen el seguimiento
Los equipos persiguen la confirmación mientras la factura, el compromiso y la expectativa de pago permanecen abiertos.
Con VendrNova
La recepción y la aceptación del servicio pasan a formar parte de la ruta de pago.
La organización puede ver lo que se solicitó, lo que se recibió o aceptó, lo que falta y quién debe actuar.
01
Capturar la evidencia
Registrar la recepción de mercancías o la entrada de servicios con el pedido, la línea, el propietario, la fecha, la cantidad y el contexto de respaldo.
02
Encauzar la confirmación
Dar al receptor o propietario del servicio una acción clara y hacer visible la evidencia faltante o disputada.
03
Respaldar la coincidencia
Llevar la confirmación a la conciliación de facturas, la resolución de excepciones, la contabilización y la preparación para el pago.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Hacer explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior a ella.
Adquisición y comprador
Posee el contexto de compra, la relación con el proveedor, la precisión del pedido y la resolución comercial.
Solicitante y receptor
Confirma lo que se solicitó, entregó, aceptó o disputó para que el registro pueda resolverse.
Propietario de finanzas y ERP
Mantiene la autoridad financiera, las responsabilidades de publicación, pago, datos maestros y conciliación.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
La adecuación empresarial reside en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo oficial y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Mantenga la ruta de pago vinculada a los registros de origen.
La GRN y la entrada de servicios deben alinear las líneas de la orden de compra, la entrega, el contexto del almacén o del proyecto, los hitos del servicio, las cantidades, la aceptación, la factura y la asignación de cuentas con el ERP y el proceso financiero.
- Datos de proveedor, código de empresa, impuestos, moneda, cuenta, proyecto y centro de costos
- Órdenes de compra, recepciones de mercancías, entradas de servicios, facturas, aprobaciones y excepciones
- Resultados de coincidencia, publicación, pago, presupuesto y estado devueltos al sistema de registro
Haga visible el control financiero en la excepción.
Los controles de recepción y servicios deben separar la autoridad de pedido, recepción, aceptación de servicios, aprobación de facturas y pago. Conserve la evidencia, las fechas, los usuarios, los cambios, las disputas y las decisiones de excepción.
- Separación de roles entre solicitante, receptor, comprador, aprobador, AP y autoridad de pago
- Resultados de coincidencia rastreables, motivo de la excepción, propietario, decisión e historial de aprobación
- Revisión de seguridad y privacidad de la información de facturas, impuestos, banca, proveedores y empleados
Enfoque de implementación
Realizar el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con una categoría de material o servicio donde la falta de confirmación genere frecuentes excepciones en las facturas. Mapee al responsable operativo, la evidencia, la actualización del ERP, la ruta de excepciones y la comunicación con el proveedor antes de expandir.
Principio de implementación
Comience donde las excepciones consumen más tiempo.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Establecer la ruta base
Mapee los estados de captura, validación, recepción, entrada de servicio, coincidencia, aprobación, contabilización y pago.
02
Definir excepciones
Acuerde códigos de motivo, propiedad, evidencia, escalada y la entrega de vuelta a compras o al solicitante.
03
Pilote el registro
Pruebe escenarios representativos bidireccionales, de tres vías y basados en servicios con finanzas y operaciones.
04
Extender aguas arriba
Utilice el aprendizaje de excepciones para mejorar las requisiciones, los pedidos, los recibos, los proveedores y los controles presupuestarios.
Evidencia de clientes
El cambio operativo es más fácil de confiar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Utiliza la voz del cliente a continuación como punto de partida, luego prueba el mismo flujo de trabajo con tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
La voz del cliente
“El panel de MIS de VendrNova nos brinda control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancías, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a adquisiciones, finanzas, TI, seguridad y partes interesadas del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué son los flujos de trabajo de GRN y entrada de servicios?
Una nota de recepción de mercancías registra lo que se entregó, mientras que una entrada de servicios registra que se realizó y aceptó un servicio o hito. Ambas proporcionan evidencia para la factura y las decisiones de pago.
¿Cómo se conectan la GRN y la entrada de servicios con el ERP?
El flujo de trabajo puede hacer que la confirmación operativa sea más clara y pasar el resultado aceptado a los registros de compras y finanzas del ERP. La responsabilidad exacta de contabilización y aprobación depende del entorno.
¿Quién debe crear una entrada de mercancías o una entrada de servicios?
El receptor responsable o el propietario del servicio debe confirmar lo que se entregó o realizó, y adquisiciones y finanzas definen la evidencia requerida, el tiempo y los límites de aprobación.
¿Cómo mejoran los flujos de trabajo de recepción la coincidencia de facturas?
Brindan a la conciliación una visión confiable de lo que se pidió, recibió o aceptó, lo que ayuda a distinguir una verdadera excepción comercial de la falta de evidencia operativa.
Siguiente paso para GRN y Entrada de Servicio
Conecte la evidencia de entrega a la decisión de pago.
Lleve una brecha de recibo o confirmación de servicio a VendrNova y asigne la acción operativa, la actualización del ERP, la ruta de excepción y la transferencia de facturas.