Cuentas por pagar
Mantiene la recepción de facturas, validación, cotejo, enrutamiento de excepciones y preparación de pagos en movimiento.
Facturas, gastos y pagos
Resuelve las excepciones de facturas con la imagen completa.
Reúne órdenes de compra, recibos, confirmaciones de servicio y facturas en una sola vista para una resolución más rápida y segura.
Para quién es
Creado para las personas que toman la decisión.
La conciliación de facturas es para empresas que necesitan que las decisiones de conciliación de dos y tres vías sean comprensibles, poseídas y conectadas a los registros que las explican.
Equipos de Cuentas por Pagar que identifican el estado de la conciliación, la evidencia faltante y el próximo propietario responsable
Compradores y equipos de compras que resuelven preguntas sobre órdenes de compra, proveedores, precios, cantidades o términos
Receptores, propietarios de servicios y equipos de finanzas que confirman lo que se entregó, aceptó, registró o pagó
Perspectiva del comprador
Para equipos de Cuentas por Pagar, compras y operaciones que resuelven excepciones de facturas con muy poco contexto.
La pregunta de compra no es solo si esta capacidad funciona. Es si las personas adecuadas pueden usarla, gobernarla y llevar el contexto al siguiente paso.
Contexto de OC
Contexto de recepción
Responsables de las excepciones
Control de pagos
Por qué los equipos lo utilizan
Da el siguiente paso obvio.
Una capacidad enfocada debe eliminar la incertidumbre de las personas que realizan el trabajo, manteniendo intactas las reglas de negocio y la rendición de cuentas.
Conecta el contexto de coincidencia bidireccional y tridireccional
Muestra las excepciones claramente
Haz que la responsabilidad y los próximos pasos sean visibles
Mantén el proceso de pago responsable
VendrNovaImpulsado por IAIA
Control de facturas
Actualizado hace un momento · Todas las entidades
Facturas en curso
624
+12.4%
Conciliadas
86%
Este periodo
Excepciones
42
Asignadas
Vence pronto
$310K
Próximos 14 días
Conciliación de tres vías86% conciliado
Orden de compra
PO-321654
Recibo
GR-8942
Factura
INV-321654
Bandeja de excepciones42 asignadas
INV-321654
$18,400ConciliadasINV-321655
$7,820RevisarINV-321656
$45,000Falta GRSeñal de control42 excepciones de facturas están asignadas a propietarios.
Flujo de trabajo antes y después de VendrNova
Pasar del trabajo fragmentado a una decisión conectada.
El valor de un módulo es más claro cuando los compradores pueden ver cómo cambia el trabajo antes, durante y después de la entrega.
Antes de VendrNova
Una discrepancia se convierte en una búsqueda del tesoro.
La factura está bloqueada, pero las personas que pueden explicar la diferencia no son obvias y los registros están separados.
01
A la conciliación le falta contexto
AP ve una discrepancia sin una visión clara del pedido, recepción, entrada de servicio, términos o propietario responsable.
02
La resolución se mueve manualmente
Adquisiciones, el solicitante, el proveedor y el receptor intercambian mensajes para comprender la diferencia.
03
El riesgo de pago aumenta
La factura permanece abierta, el proveedor carece de estado y finanzas no pueden prever el resultado con confianza.
Con VendrNova
La excepción muestra lo que debe suceder a continuación.
El PO, la recepción, la factura, la evidencia, el propietario y la decisión se unen para que el equipo pueda resolver o aprobar con confianza.
01
Comparar los registros
Mostrar el pedido, la recepción o la entrada de servicio, la factura, los términos y el resultado de la coincidencia relevantes en una sola revisión.
02
Asignar la diferencia
Hacer visibles el motivo de la excepción, el propietario, la solicitud de evidencia y la acción debida.
03
Cerrar el ciclo
Registrar la resolución y trasladar el resultado a la contabilización, el pago, el estado del proveedor y el historial de auditoría.
Roles involucrados
La adquisición es un trabajo compartido. Hacer explícita la propiedad.
La adopción empresarial mejora cuando cada parte interesada puede ver la parte del flujo de trabajo que posee y el contexto que necesita del rol anterior a ella.
Adquisición y comprador
Posee el contexto de compra, la relación con el proveedor, la precisión del pedido y la resolución comercial.
Solicitante y receptor
Confirma lo que se solicitó, entregó, aceptó o disputó para que el registro pueda resolverse.
Propietario de finanzas y ERP
Mantiene la autoridad financiera, las responsabilidades de publicación, pago, datos maestros y conciliación.
Integración, ERP, gobernanza y seguridad
La adecuación empresarial reside en las transferencias.
Una página comercial debe ayudar al grupo de compras a comprender qué se conecta, qué sigue siendo oficial y qué controles deben revisarse antes del lanzamiento.
Mantenga la ruta de pago vinculada a los registros de origen.
La conciliación depende del intercambio limpio de datos de orden de compra, línea, recibo, entrada de servicio, factura, proveedor, cantidad, precio, impuestos, moneda y cuenta con el proceso de ERP y finanzas.
- Datos de proveedor, código de empresa, impuestos, moneda, cuenta, proyecto y centro de costos
- Órdenes de compra, recepciones de mercancías, entradas de servicios, facturas, aprobaciones y excepciones
- Resultados de coincidencia, publicación, pago, presupuesto y estado devueltos al sistema de registro
Haga visible el control financiero en la excepción.
Los controles de conciliación deben preservar la regla aplicada, la tolerancia o excepción, la evidencia, el revisor, la aprobación y la decisión final. Separe la confirmación operativa de la aprobación financiera y proteja los datos de la factura y del proveedor.
- Separación de roles entre solicitante, receptor, comprador, aprobador, AP y autoridad de pago
- Resultados de coincidencia rastreables, motivo de la excepción, propietario, decisión e historial de aprobación
- Revisión de seguridad y privacidad de la información de facturas, impuestos, banca, proveedores y empleados
Enfoque de implementación
Realizar el primer lanzamiento útil y mantenible.
Comience con los tipos de excepción que crean el mayor volumen o retraso en el pago. Mapee los registros y los propietarios involucrados, pruebe escenarios de dos y tres vías y de servicios, y mida la calidad de la resolución en lugar de solo la tasa de coincidencia.
Principio de implementación
Comience donde las excepciones consumen más tiempo.
Define el alcance del flujo de trabajo en torno a la decisión, los datos, los propietarios y las transferencias que deben funcionar después del lanzamiento, no solo las pantallas que deben configurarse.
01
Establecer la ruta base
Mapee los estados de captura, validación, recepción, entrada de servicio, coincidencia, aprobación, contabilización y pago.
02
Definir excepciones
Acuerde códigos de motivo, propiedad, evidencia, escalada y la entrega de vuelta a compras o al solicitante.
03
Pilote el registro
Pruebe escenarios representativos bidireccionales, de tres vías y basados en servicios con finanzas y operaciones.
04
Extender aguas arriba
Utilice el aprendizaje de excepciones para mejorar las requisiciones, los pedidos, los recibos, los proveedores y los controles presupuestarios.
Evidencia de clientes
El cambio operativo es más fácil de confiar cuando los clientes pueden nombrarlo.
Utiliza la voz del cliente a continuación como punto de partida, luego prueba el mismo flujo de trabajo con tus propios sistemas, roles, controles y prioridades.
La voz del cliente
“El panel de MIS de VendrNova nos brinda control y capacidad. Automatizamos el 80% de las órdenes de compra y el 95% de las recepciones de mercancías, redujimos los tiempos de aprobación de días a horas y obtuvimos visibilidad en tiempo real en toda nuestra red de proveedores.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
Preguntas frecuentes relevantes
Responde las preguntas que dan forma a la decisión de compra.
Las respuestas claras ayudan a adquisiciones, finanzas, TI, seguridad y partes interesadas del negocio a entrar en la misma conversación.
¿Qué es la conciliación de facturas de dos y tres vías?
La conciliación de dos vías compara una factura con la orden de compra. La conciliación de tres vías agrega el recibo o la confirmación del servicio para que finanzas pueda verificar lo que se ordenó, recibió y facturó antes del pago.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas con un ERP?
El flujo de trabajo de conciliación puede incorporar el contexto de la orden de compra, el recibo, la entrada de servicio, la factura, el proveedor y las excepciones en una sola revisión, al tiempo que utiliza el ERP y el proceso financiero para los registros autorizados de transacciones y asientos contables.
¿Qué causa las excepciones en la conciliación de facturas?
Las causas comunes incluyen órdenes de compra faltantes o modificadas, diferencias en cantidades o precios, recibos incompletos, lagunas en la confirmación de servicios, problemas de impuestos o divisas, y facturas que no hacen referencia a la transacción esperada.
¿Quién debe resolver una excepción de conciliación?
El responsable depende del motivo: los responsables de recepción o servicio pueden confirmar la entrega, compras puede resolver diferencias comerciales, los proveedores pueden corregir documentos y finanzas puede aprobar o rechazar el resultado contable.
Siguiente paso para la conciliación de facturas
Haz que la excepción se explique sola.
Lleva una ruta de discrepancia de facturas a VendrNova y conecta la orden de compra, el recibo, la factura, la evidencia, el responsable y la decisión final que debería impulsarla.